複合機（コピー機）でスキャンした書類を直接メール送信できるのか？

2018年8月27日 webassist 0 Comments

複合機（コピー機）で資料をスキャンし、画像やPDFファイルとしてデータ化することはよくあると思います。では、そんな複合機（コピー機）でスキャンしたデータを、パソコンやスマホ、タブレットにどう移動するか迷ったことはありませんか？

もし、「もっと簡単にデータを移動させたい」と思ったことがあるのなら、複合機（コピー機）から直接メール送信してみてはいかがでしょうか？直接メール送信すれば、複合機（コピー機）と端末が離れていてもデータのやり取りができます。

今回は複合機（コピー機）でスキャンしたデータを直接メール送信できるのか、その方法と合わせてご紹介しましょう。

▶︎目次

冒頭では、複合機（コピー機）でスキャンした書類（データ）を、直接メール送信することをおすすめしました。しかし、そもそも複合機（コピー機）から直接メール送信できるのか、仮にできたとしてどのような方法があるのでしょうか？

結論から申し上げると、複合機（コピー機）でスキャンした書類（データ）の、直接メール送信は可能です。近年、各メーカーは複合機（コピー機）とクラウド（インターネット）、端末（パソコンなど）との連携に力を入れてきました。

その一環として、複合機（コピー機）から直接メール送信することで、他の媒体を必要とせず端末とのデータ移動ができるように。今までのようにUSBやSDカードにデータを移す必要も、端末までケーブルをつなげる必要もないのです。

複合機（コピー機）でスキャンしたデータを、直接メール送信する方法はメーカーや機種によって異なります。

上記は、”シャープ”の複合機（コピー機）における手順です。基本的にはファックスを送信する項目から、送信先のアドレスを選択してスタートするだけ。機種によってはスキャンの項目に、独自機能として搭載されているものもあります。

複合機（コピー機）でスキャンしたデータを、直接メール送信するのはそれほど難しくありません。ただし、あくまで複合機（コピー機）に機能として搭載されている場合です。また、他にもメール送信するときの注意点がいくつかあります。

複合機（コピー機）でスキャンする書類というのは、重要度に差はあるもののどれも大切な情報です。ちょっとした書類でも、万が一外部に流出すると”情報漏洩”として責任問題になる可能性も。顧客の信頼を損ねる可能性もあります。

複合機（コピー機）からファックス、メール送信でよくあるのが”宛名間違い”です。宛名リストが1件ズレていたり、番号やアドレスを打ち間違えていたりすることが。万が一にも起こらないよう、2度,3度と確認してから送信するのが大切です。

電話回線はセキュリティの強いものとして、複合機（コピー機）からのファックス送信はそれほど気にする必要はありませんでした。しかし、メール送信で利用するインターネット回線は、”開かれた回線”なだけに不正アクセスのリスクが。

というのも、オフィス内にある設備の中で、なぜか複合機（コピー機）だけはセキュリティ的に無関心な方が多いのです。不正アクセスによりメール内容を盗まれる…、なんてことにならないようパソコンやサーバーと同様の対策をしましょう。

自分宛に送信するならいいのですが、オフィス内外の別の相手にメール送信するのなら、できれば電話で一報を入れておくのがマナーです。毎日のように何十,何百とメールが届く中で、いきなり複合機から送られてきても見逃す可能性が。

まして、見知らぬ複合機（コピー機）から送られてきたメールだと、相手は「ウイルスメールでは？」と疑ってしまうかもしれません。不幸なすれ違いで業務に支障をきたすことがないよう、相手に電話などであらかじめ知らせておくと安心です。

今回は、複合機（コピー機）でスキャンした書類（データ）を直接メール送信できるのか、その方法についてまとめてみました。結論を申し上げると、機能として搭載されて入れば、複合機（コピー機）から直接メール送信は可能です。

ただし、メーカーや機種によって、直接メール送信する方法には違いがあります。また、複合機からメール送信するのなら、”宛名間違い”や”セキュリティ対策”を。さらに電話などで”相手に連絡する”ことを忘れないようにしましょう。

ぜひ、複合機からの直接メール送信のように、便利な機能を安全に使いこなして業務効率アップにつなげてください。

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