複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるのか?手順と注意点

複合機のスキャン
2018年8月27日 webassist 0 Comments

ビジネス書類でよく使われるファイル形式が”PDF”。普段、皆さんも何気なく「PDFで送って」と言っているのでは?しかし、いざPDFを作ろうとしたり、使おうとしたりすると、「どうするんだっけ?」と基本的な知識の抜けていることに気づくことが。

特に、複合機(コピー機)でスキャンしたファイル(書類)を、パソコンに取り込んでからPDF化するのは難易度高めです。だからこそ、「複合機から直接、PDF化はできないの?」と、複合機(コピー機)の機能に期待したくなります。

そこで、今回は複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるのか、その真偽についてご説明しましょう。

▶︎目次

1.PDFってなに?

冒頭で登場した”PDF”。皆さんもビジネスの現場でPDFを扱う機会はあると思います。しかし、いざPDFとは何かを聞かれても、「えっ…」とよくは知らないもの。では、まずは”PDFとは何か?”、PDF化する理由についてご紹介しましょう。

PDFとは

PDFとは「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の頭文字を取ったもの。電子的に情報のやり取りをするために使用される”ファイル形式(拡張子)の一種”です。例えば、「ファイル名.pdf」のように。

PDF化することで、テキストや線画、画像などの要素は”オブジェクト(デジタルデータ)”として保存されます。これによりパソコンやスマホ、タブレットなどどんな端末でも同様に閲覧することが。複合機(コピー機)に関しても同様です。

※PDFを閲覧するには、PDF用のリーダー(読み込みアプリ)のダウンロードが必要です。

PDF化する理由

ビジネス書類をPDF化する理由としては以下の5つが挙げられます。

アプリの独立性

本来、電子的なファイルのやり取りでは、各ファイル形式に合わせた”読み込みアプリ”が必要です。例えば、同じ文書ファイルでも「ファイル名.word」と「ファイル名.pages」では別のアプリが。仮に読めたとしても、要素が崩れてしまいます。

PDFを”作成するアプリ”、”読み込みアプリ”のどちらも全世界に無料で公開されているものです。さらに、異なるアプリであっても、PDF用でさえあれば問題ありません。”word”や”pages”も、PDF化しておけば誰でも閲覧ができます。

環境の独立性

電子的なファイルのやり取りではファイル形式の他に、”テキストの環境依存性”にも注意する必要が。というのも、同じファイル形式でやり取りしていても、端末(パソコンなど)に記録されているフォントが異なれば正しく表示されないのです。

PDFであればすべての要素は”オブジェクト(デジタルデータ)”に変換されています。その為、端末の環境に関わらず、基本的に正しく表示することが。また表示するだけでなく、複合機(コピー機)で印刷するときも正しく出力できます。

セキュリティ設定

電子的なファイルで注意したいのは、”セキュリティ対策ができるのか”ということも。近年、メールやチャットなどで送信される、ビジネス書類を狙ったハッキング(不正アクセス)が増えてきています。知らない間に情報漏洩している可能性が。

PDFにはセキュリティを向上させるために”暗号化の設定”があります。単純に暗号化だけすることも、特定の相手にだけ閲覧できるようパスワード(閲覧制限)を設定することも。”電子証明書”の一種としてPDFは活用できる訳です。

改ざんの防止

どんなにセキュリティ対策を施していても、第三者の技術力が高ければ情報を閲覧、改ざんされてしまうことも。ビジネスでは1文字異なるだけで、大きなトラブルに発展することがあります。契約書の数字が1桁違えば大問題です。

PDFでは”電子署名(セキュリティ設定)”を利用することで、送信先からファイル内容が改ざんされたかどうかを検出できます。また、電子署名の署名者を記録しておくこともでき、万が一にトラブルが発生したときの証拠性もあります。

情報の集積

PDFはその特徴から、閲覧や出力専用のファイル形式に思われがちです。事実、PDF化されたファイルをそのまま閲覧しても、さらにテキストや線画などを改変、追加したりはできません。複合機で印刷してから、手書きで書き込むくらいです。

PDFには”読み込みアプリ”の他に、”書き込み可能なアプリ”もあります。有料版がほとんどですが、PDFを読み込むだけでなくテキストや線画などを改変、追加することが。PDFでのやり取りを、より便利にしてくれるおすすめのアプリです。

2.複合機(コピー機)のスキャンでPDF化の方法

ビジネスの現場でPDFが使われる理由は”アプリの独立性”と”環境の独立性”の2つが大きいです。そこで、「複合機から直接、PDF化できないの?」という質問に。では、複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるのか見ていきましょう。

複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるの?

結論から申し上げると、複合機(コピー機)のスキャンでPDF化はできます。

ただし、複合機(コピー機)に”スキャン機能”と”PDF化機能”の搭載されていることが前提です。例えば、ビジネス文書を複合機(コピー機)でスキャンし、そのままPDFとしてパソコンに取り込むことも。改変、追加することも可能です。

スキャンからPDF化する手順

スキャンでのPDF化の手順は、メーカーや機種によって異なります。

  1. 原稿をセットする
  2. ”スキャナー”を押す
  3. ”ファイル形式”を選択する
  4. ”PDFファイル”を選択する
  5. 記録先を選択する

※上記の手順は、リコーの”imagio MP C/MP シリーズ”を参考にしています。

上記の通り、もし複合機(コピー機)からPDF化できるのなら、スキャン機能の設定に”PDFファイル”が選択肢としてあります。導入済み、または導入予定の複合機(コピー機)にPDF化の機能があるか、確認しておくのがいいでしょう。

3.まとめ

今回は、複合機(コピー機)のスキャンでPDF化できるのかをまとめてみました。PDFとは”ファイル形式(拡張子)”の1つで、要素を”オブジェクト(デジタルデータ)”に変換することで、どんな端末でも閲覧できるようにしたものです。

結論を申し上げると、複合機(コピー機)のスキャンでPDF化は可能です。ただし、複合機(コピー機)のメーカー、機種に”スキャン機能”と”PDF化機能”の搭載されていることが前提に。古い機種だとできないこともあります。

もし、まd複合機(コピー機)を選んでいる最中なのであれば、PDF化のできる機種も検討してみてください。

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