ビジネス書類でよく使われるファイル形式が”PDF”。普段、皆さんも何気なく「PDFで送って」と言っているのでは？しかし、いざPDFを作ろうとしたり、使おうとしたりすると、「どうするんだっけ？」と基本的な知識の抜けていることに気づくことが。
特に、複合機（コピー機）でスキャンしたファイル（書類）を、パソコンに取り込んでからPDF化するのは難易度高めです。だからこそ、「複合機から直接、PDF化はできないの？」と、複合機（コピー機）の機能に期待したくなります。
そこで、今回は複合機（コピー機）のスキャンでPDF化できるのか、その真偽についてご説明しましょう。
▶︎目次
1．PDFってなに？
冒頭で登場した”PDF”。皆さんもビジネスの現場でPDFを扱う機会はあると思います。しかし、いざPDFとは何かを聞かれても、「えっ…」とよくは知らないもの。では、まずは”PDFとは何か？”、PDF化する理由についてご紹介しましょう。
PDFとは
PDFとは「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」の頭文字を取ったもの。電子的に情報のやり取りをするために使用される”ファイル形式（拡張子）の一種”です。例えば、「ファイル名.pdf」のように。
PDF化することで、テキストや線画、画像などの要素は”オブジェクト（デジタルデータ）”として保存されます。これによりパソコンやスマホ、タブレットなどどんな端末でも同様に閲覧することが。複合機（コピー機）に関しても同様です。
※PDFを閲覧するには、PDF用のリーダー（読み込みアプリ）のダウンロードが必要です。
PDF化する理由
ビジネス書類をPDF化する理由としては以下の5つが挙げられます。
アプリの独立性
本来、電子的なファイルのやり取りでは、各ファイル形式に合わせた”読み込みアプリ”が必要です。例えば、同じ文書ファイルでも「ファイル名.word」と「ファイル名.pages」では別のアプリが。仮に読めたとしても、要素が崩れてしまいます。
PDFを”作成するアプリ”、”読み込みアプリ”のどちらも全世界に無料で公開されているものです。さらに、異なるアプリであっても、PDF用でさえあれば問題ありません。”word”や”pages”も、PDF化しておけば誰でも閲覧ができます。
環境の独立性
電子的なファイルのやり取りではファイル形式の他に、”テキストの環境依存性”にも注意する必要が。というのも、同じファイル形式でやり取りしていても、端末（パソコンなど）に記録されているフォントが異なれば正しく表示されないのです。
PDFであればすべての要素は”オブジェクト（デジタルデータ）”に変換されています。その為、端末の環境に関わらず、基本的に正しく表示することが。また表示するだけでなく、複合機（コピー機）で印刷するときも正しく出力できます。
セキュリティ設定
電子的なファイルで注意したいのは、”セキュリティ対策ができるのか”ということも。近年、メールやチャットなどで送信される、ビジネス書類を狙ったハッキング（不正アクセス）が増えてきています。知らない間に情報漏洩している可能性が。
PDFにはセキュリティを向上させるために”暗号化の設定”があります。単純に暗号化だけすることも、特定の相手にだけ閲覧できるようパスワード（閲覧制限）を設定することも。”電子証明書”の一種としてPDFは活用できる訳です。
改ざんの防止
どんなにセキュリティ対策を施していても、第三者の技術力が高ければ情報を閲覧、改ざんされてしまうことも。ビジネスでは1文字異なるだけで、大きなトラブルに発展することがあります。契約書の数字が1桁違えば大問題です。
PDFでは”電子署名（セキュリティ設定）”を利用することで、送信先からファイル内容が改ざんされたかどうかを検出できます。また、電子署名の署名者を記録しておくこともでき、万が一にトラブルが発生したときの証拠性もあります。
情報の集積
PDFはその特徴から、閲覧や出力専用のファイル形式に思われがちです。事実、PDF化されたファイルをそのまま閲覧しても、さらにテキストや線画などを改変、追加したりはできません。複合機で印刷してから、手書きで書き込むくらいです。
PDFには”読み込みアプリ”の他に、”書き込み可能なアプリ”もあります。有料版がほとんどですが、PDFを読み込むだけでなくテキストや線画などを改変、追加することが。PDFでのやり取りを、より便利にしてくれるおすすめのアプリです。
2．複合機（コピー機）のスキャンでPDF化の方法
ビジネスの現場でPDFが使われる理由は”アプリの独立性”と”環境の独立性”の2つが大きいです。そこで、「複合機から直接、PDF化できないの？」という質問に。では、複合機（コピー機）のスキャンでPDF化できるのか見ていきましょう。
複合機（コピー機）のスキャンでPDF化できるの？
結論から申し上げると、複合機（コピー機）のスキャンでPDF化はできます。
ただし、複合機（コピー機）に”スキャン機能”と”PDF化機能”の搭載されていることが前提です。例えば、ビジネス文書を複合機（コピー機）でスキャンし、そのままPDFとしてパソコンに取り込むことも。改変、追加することも可能です。
スキャンからPDF化する手順
スキャンでのPDF化の手順は、メーカーや機種によって異なります。
- 原稿をセットする
- ”スキャナー”を押す
- ”ファイル形式”を選択する
- ”PDFファイル”を選択する
- 記録先を選択する
※上記の手順は、リコーの”imagio MP C/MP シリーズ”を参考にしています。
上記の通り、もし複合機（コピー機）からPDF化できるのなら、スキャン機能の設定に”PDFファイル”が選択肢としてあります。導入済み、または導入予定の複合機（コピー機）にPDF化の機能があるか、確認しておくのがいいでしょう。
3．まとめ
今回は、複合機（コピー機）のスキャンでPDF化できるのかをまとめてみました。PDFとは”ファイル形式（拡張子）”の1つで、要素を”オブジェクト（デジタルデータ）”に変換することで、どんな端末でも閲覧できるようにしたものです。
結論を申し上げると、複合機（コピー機）のスキャンでPDF化は可能です。ただし、複合機（コピー機）のメーカー、機種に”スキャン機能”と”PDF化機能”の搭載されていることが前提に。古い機種だとできないこともあります。
もし、まd複合機（コピー機）を選んでいる最中なのであれば、PDF化のできる機種も検討してみてください。