複合機(コピー機)のスキャナで書類は共有フォルダに!データ管理のイロハ

複合機のスキャン
2018年8月27日 webassist 0 Comments

オフィスの”ペーパーレス化(紙媒体のデータ化)”が進むなか、複合機(コピー機)で書類をスキャンする機会も増えてきたかと思います。例えば、会計ソフトでお馴染みの「freee(フリー)」のオフィスはほとんど紙媒体がないのだとか。

複合機(コピー機)のスキャナでデータ化した書類は、”共有フォルダ”に入れておくことで社員の誰もが閲覧可能に。データ化されたものは検索もしやすく、紙媒体のように探す手間もありません。社内で情報共有もしやすく、効率アップにも。

今回は、複合機(コピー機)のスキャナで書類をデータ化し、共有フォルダに保存する方法をご紹介しましょう。

▶︎目次

1.複合機(コピー機)のスキャナで書類は共有フォルダに

「freee(フリー)」は極端な例ですが、最近はペーパーレス化を進めるオフィスが増えているのも確かです。業務効率アップだけでなく、エコな会社運営のためにも。では、スキャンしたデータを共有フォルダに保存する方法を見ていきましょう。

書類のデータ化は複合機(コピー機)でする時代に

先述した「freee(フリー)」を始め、「三井住友海上火災保険株式会社」や「JA全農とちぎ」など、全国で多くのオフィスがペーパーレス化を進めています。もはや書類を複合機でスキャンし、データ化するのは時代の流れとも言えるのです。

書類をデータ化したものを”共有フォルダ”に保存することで、社員の誰もがいつでも閲覧できることに。書類1枚探すのにファイルをあさることも、担当者に問い合わせる必要もありません。さらにスマホやタブレットなど、端末から閲覧することも。

複合機(コピー機)で書類をスキャンする方法

共有フォルダに保存するには、まず複合機(コピー機)で書類をスキャン(データ化)する必要が。書類のデータ化自体は複合機(コピー機)に原稿をセットして、搭載されている”スキャン機能”をスタートさせるだけと簡単です。

また、機種によっては”両面スキャン(自動両面原稿送り装置)”に対応したものも。両面の原稿でも問題なく、まるで印刷やコピーをするように自動でスキャンできます。最高クラスにもなると1分あたり50枚以上の高速スキャンも。

スキャンしたデータを共有フォルダに保存する方法

スキャンしたデータはそのままでは共有できません。”共有フォルダ”に保存することで誰でも閲覧できるように。

複合機(コピー機)内のHDDに

複合機(コピー機)内には専用のHDD(記憶容量)が内臓されています。大抵の複合機ではスキャン、ファックス(受信)によるデータを保存しておくフォルダが。このフォルダに保存しておけば、誰でも自由に閲覧(出力)ができます。

パソコン内の共有フォルダに

複合機(コピー機)でスキャンしたデータは、そのままパソコン内に送信もできます。パソコン内に共有フォルダを設置し、オフィスのネットワーク上で公開しておくだけ。ネットワークにアクセスできる、閲覧許可のある端末から閲覧が可能です。

クラウドストレージサービスに

複合機(コピー機)をネット回線につなげておけば、データをクラウドストレージに保存することも。クラウドストレージであればパソコンに限らず、スマホやタブレットからアクセスできます。オフィスに関わらず、外出先であっても閲覧できる訳です。

2.スキャナでデータ化した書類を保存するときの注意点

複合機(コピー機)で書類をスキャン(データ化)し、目的に合わせて共有フォルダの保存先を選ぶだけ。最近は誰でも、どこでも閲覧できる”クラウドストレージ”が人気です。ただし、共有フォルダを利用するときには注意点もあります。

アクセス権限をつけておく

まず、共有フォルダには”アクセス権限”をつけておきましょう。

アクセス権限とは”フォルダ内にアクセス(閲覧)できる範囲を制限する”ためのもの。アクセス権限を持たない端末では、オフィスのネットワークを利用してもアクセスはできません。権限のレベルによって、閲覧できる範囲の変更も可能です。

ネットワークにセキュリティを

次に、オフィス内のネットワーク自体に”セキュリティ”を施してください。

オフィスのネットワークは、それこそオフィス内のあらゆる設備とつながっています。万が一、ネットワークに不正アクセスされると、複合機(コピー機)だけでなくサーバーやパソコンのデータまで盗まれる危険が。最優先で守るべきものなのです。

データを適切に整理する

最後に、スキャンしたデータは”適切に整理”しておくことをおすすめします。

紙媒体でもデータでも、適切に整理しておかないとどこにどの書類があるのか分からなくなります。まして、これからさらにデータが蓄積するとして、整理していないと手のつけられない事態にも。共有フォルダを作ったときから、細かく整理しましょう。

3.まとめ

今回は複合機(コピー機)のスキャナで書類をデータ化し、共有フォルダで保存する方法についてまとめてみました。スキャナでデータ化した書類を、共有フォルダに保存することで、社員の誰もが必要な情報の自由な閲覧が可能です。

ただし、共有フォルダによる情報公開には、セキュリティ面での不安もあります。共有フォルダには”アクセス権限”をつけ、ネットワークの”セキュリティ強化”も進める必要が。いくら検索できるとしても、整理しておかないと管理が大変です。

ぜひ、複合機(コピー機)のスキャナで書類をデータ化し、共有フォルダを活用して業務効率アップにつなげてください。

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