複合機（コピー機）は印刷にコピー、ファックスにスキャンと多機能なことが魅力の設備です。1台100万円前後もするだけに、せっかく導入したのなら十二分に活用したいもの。ただ印刷、コピーするだけではもったいないかもしれません。
例えば、複合機（コピー機）でスキャンしたデータを、そのままパソコンに保存したことはありますか？USBメモリやSDカードなど”外付け媒体”を使うことなく、直接パソコンに保存することが。ちょっとした設定ですが、意外に便利でいいです。
そこで、今回は複合機（コピー機）でスキャンして、パソコンにそのまま保存する方法と注意点をご紹介しましょう。
▶︎目次
1．複合機（コピー機）でスキャンしてパソコンに保存する方法
複合機（コピー機）からパソコンに直接保存できれば、日々の業務がちょっとだけ便利になります。ただ、パソコンに保存するためには設定する必要が。では、複合機（コピー機）でスキャンしてパソコンに保存する方法を見ていきましょう。
パソコンに保存するための事前準備
複合機（コピー機）からパソコンに保存するためには、3つほど事前準備が必要です。
専用フォルダの作成
保存先のパソコンに”専用フォルダ（保存用）”を作成する必要があります。OSによって異なりますが、”ファイルとプリンターの共有を有効にする”を有効に。専用フォルダのプロパティから共有に、”このフォルダを共有する”を設定するだけです。
宛先情報の確認
専用フォルダを作成したら、フォルダまでの”宛先情報の確認”をしておきます。宛先情報とは以下のようなものです。
- パソコンのIPアドレス
- パソコンの名前
- 専用フォルダの名前
- パソコンのユーザー名
- パソコンのドメイン名
- パソコンのパスワード
宛先情報とはパソコンの氏名、住所などのこと。複合機（コピー機）からデータを送るときの宛名として必要になります。
アドレス帳に登録
宛先情報が分かったら、複合機（コピー機）の”アドレス帳に登録”しましょう。機種によって仕様は異なりますが、管理画面からアドレス帳を開き、”ユーザー追加”などで宛先情報を入力できます。中には”簡単入力”で設定できるものも。
※上記の事前準備は”WindowsOS”を想定したものです。
パソコンに保存する手順
事前準備が整ったら、いよいよ直接パソコンに保存をしてみましょう。
- 複合機（コピー機）に原稿をセットする
- スキャナ（PC保存）を選択する
- アドレス帳から宛先を選択する
- スキャン形式（PDFなど）を選択する
- 内容を確認してスキャンをスタートする
- ジョブ確認で”正常終了”かを確認する
事前準備さえできていれば、複合機（コピー機）からスキャンしてパソコンに保存するのは簡単です。ただし、事前準備でうまくいかないことも。もし設定などで分からないことがあるのなら、販売店などに問い合わせることをおすすめします。
2．複合機（コピー機）でスキャンしてパソコンに保存する上での注意点
事前準備（設定）さえできていれば、複合機（コピー機）からパソコンに保存するのは簡単にできます。しかし、直接パソコンに保存するのなら知っておくべき注意点が2つほど。知らずにやってしまうと、トラブルにつながるかもしれません。
宛先を間違わないように
事前準備の段階から、実際に送信するまでに”宛先を間違わない”ようにしましょう。宛先を間違って入力したとしても、実際に宛先にパソコンがあればデータの送信される可能性が。知らない間に機密情報を漏洩させる可能性があります。
ネットワークのセキュリティ対策も
複合機（コピー機）からパソコンまでの、”ネットワークのセキュリティ対策”を万全にしておくことも重要です。もし、第三者がネットワーク上に不正アクセスしていたら、複合機（コピー機）から送信させたデータを盗まれることがあるのです。
3．まとめ
今回は、複合機（コピー機）でスキャンしてパソコンに直接保存する方法と注意点をまとめてみました。複合機（コピー機）からスキャンしてパソコンに直接保存するには、以下の3つの事前準備をする必要があります。
- 専用フォルダの作成
- 宛先情報の確認
- アドレス帳に登録
事前準備（設定）さえできていれば、あとは複合機（コピー機）のスキャン機能からパソコンに送信するよう設定するだけ。もし、上記のような事前準備が難しいようであれば、販売店や専門業者に依頼すると設定してくれます。
ぜひ、複合機（コピー機）からパソコンに直接保存をして、日々の業務をちょっとだけ効率的にしてみてください。