皆さんは名刺をどう管理していますか？名刺は初対面の相手と必ず交換するもの、人脈作りの第一歩です。しかし、残念なことに大抵の方は名刺を上手に活用できていません。ただ名刺を交換しただけでは、チャンスにつながらないです。
もし、まだ社員個々に名刺を管理しているのなら、”複合機（コピー機）”の活用をおすすめします。複合機（コピー機）の”スキャン機能”には、スキャンした名刺をそのままデータ化できるものが。名刺の管理、活用がグッと簡単になります。
そこで、今回は名刺をデータ化できる、複合機（コピー機）のスキャン機能の魅力についてご紹介しましょう。
▶︎目次
1．複合機（コピー機）のスキャンでの名刺のデータ化とは
複合機（コピー機）の機種によっては、スキャン機能で”名刺のデータ化”ができます。ここ数年で発売された、最新機種ならまず搭載されている機能です。では、複合機（コピー機）での名刺のデータ化とは何なのかご説明しましょう。
名刺のデータ化は個々でが一般的だった
ひと昔前までは、名刺の管理は社員個々で行うのが一般的でした。というのも、名刺でできた人脈は、社員個々の財産という認識が強かったため。社内全体で名刺を、人脈を共有するということがほとんど行われてこなかったためです。
事実、初期のスマホアプリにあった名刺アプリは、どれも個々での管理を想定した設計に。名刺データをクラウド上で管理、共有し始めたのはここ数年のことです。正直、様々な名刺アプリが登場した現在でも、それほど共有は進んでいません。
スキャン技術の向上で簡単データ化が
近年、「ORC（Optical Character Reader）」と呼ばれる文字認識機能の技術が急速に発展しました。これにより複合機（コピー機）で書類をスキャンするだけで、文字や数字、記号などをテキストデータとして変換できるように。
最新機種にもなると、スキャン部分に名刺をランダムに並べるだけで、1枚ずつを認識して正確にデータ化することが。1枚ずつ撮影して、データ化してと面倒だった作業も。複合機（コピー機）であれば簡単にデータ化できるのです。
データ化した名刺の整理・検索も簡単に
複合機（コピー機）でスキャンし、データ化された名刺情報の整理・検索もできます。メーカーや機種によって仕様は異なりますが、”名刺を並べて表示”や”エクセルファイルのように一覧表示”したりなど。簡単に整理・検索できる訳です。
また、複合機（コピー機）に記録されている名刺データ、一覧から名前や住所、連絡先だけを抽出してエクセルファイルを作成として出力したり。ウェブ検索や地図検索、メール送信のように他のサービスと連携させることも可能です。
2．複合機（コピー機）のスキャンで名刺のデータ化する理由
名刺のデータ化は、機能として搭載されていれば複合機（コピー機）の”スキャン機能”から簡単にできます。しかし、あえて複合機で名刺をデータ化する必要があるのか？では、スキャン機能で名刺をデータ化する理由をご紹介しましょう。
名刺を社内全体で管理できる
複合機（コピー機）のスキャン機能で、名刺をデータ化してしまえば”誰でもどこでも”閲覧ができます。もし、社員個々が紙媒体として名刺を管理していると、活用するためには持ち運ぶ必要があり、まず社内全体で共有はできません。
その点、データ化した名刺を、”クラウドストレージ（ネット上の記憶容量）”に保管しておけば、パソコンやスマホ、タブレットから閲覧することが。閲覧制限をかけることで第三者に閲覧される心配もなく、仕事の引き継ぎも簡単です。
名刺の整理・検索が簡単にできる
名刺に限らず、データ化されたファイルは閲覧・検索が簡単にできます。例えば、パソコンのファイルソフトのように、「ファイル名」で検索すれば関連するファイルを表示することが。紙媒体であれば1枚ずつ広げてと、とにかく手間がかかります。
ちなみに最近、複合機（コピー機）でスキャンした名刺データと連携のできる、”名刺管理サービス”が提供されています。リコーの機種であれば”やさしく名刺ファイリングPRO”のように。複合機の名刺管理はさらに便利になっている訳です。
名刺データの二次利用ができる
複合機（コピー機）でスキャンされた名刺データは、ただ管理・閲覧するだけでなく”二次利用”ができます。例えば、名刺データから名前や住所、連絡先だけを抽出してエクセルファイルとして、”顧客リスト”として再データ化したり。
名刺データの住所をグーグルマップ上に表示したり、連絡先のメールアドレスからメール作成をしたりのように。機種によっては”年賀状ソフト”と連携して、簡単に宛名リストを作成できるものも。ビジネスの成長に名刺を役立てられるのです。
3．まとめ
今回は、複合機（コピー機）のスキャン機能で名刺データを作成する魅力についてまとめてみました。メーカーや機種にもよりますが、最近のものであればスキャン機能で名刺データの作成が可能です。もはや基本機能と呼べるほどに。
スキャン機能で作成された名刺データは、”クラウドストレージ”などに記録しておくことで”どこでも・誰でも”閲覧することが。他のアプリ（ソフト）と連携させることで、顧客リストや宛名リストを作成したりと名刺データの”二次利用”もできます。
ぜひ、複合機（コピー機）のスキャン機能を、作成した名刺データを上手に活用してビジネスの成長につなげてください。